Rekisterinpitäjä

StayActive
Vanha Saunalahdentie 7 B 12
 02330 Espoo
Y-tunnus  2950135-1

Rekisteriasioista vastaava

Sirpa Laine
040 418 1263
sirpa@stayactive.fi 

1. Rekisterin nimi

StayActiven asiakas- ja asiakasryhmärekisteri sekä markkinointirekisteri.

2. Rekisterissä olevat tiedot

Asiakastiedot ja asiakkuuteen liittyvät tiedot sekä markkinointiin liittyvät tiedot.

3. Rekisteriin kerättävät tiedot

• Yrityksen ja/ tai yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, käynti- ja postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Kotisivujen verkko-osoite, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
• Tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista
• Yhteyshenkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot ja toimenkuvatiedot
• IP-osoitetieto tai muu palvelun kautta saatava teletunniste
• Tiedot asiakaspalautteista
• Tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot
• Evästäiden kautta kerättävät tiedot

Muut asiakkaasta tai asiakasryhmästä palveluja käytettäessä kerättävät tiedot

• Palvelun tuottamat tietojoukot ja niistä koostettava raporttitieto sekä historiatiedot.
• Verkkopalvelusta kerätyt tiedot; ulkoisen järjestelmätoimittajan tuottamat tiedot
• Tallennamme rekisteriimme tiedot, jotka rekisteröity itse toimittaa yhteydenottolomakkeella StayActiven verkkosivuston kautta tai sähköpostilla asiakkuuteen tai tarjottuun palveluun liittyen.

4. Rekisterin tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain (523/99) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) sallimissa ja edellyttämissä rajoissa ja tavoilla. Rekisteriä käytetään olemassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti:

• asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen
• palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen
• sisäiseen koulutukseen
• palveluiden ja asiakkaiden ryhmittelyyn
• palvelusta viestimiseen
• palvelun laskuttamiseen
• tarvittaessa perintätoimiin

Rekisteriin kerättävät tiedot ja niiden käyttö noudattaa kaikilta osin laissa ja asetuksessa määriteltyjä perusteita ja tiedon käytössä noudatetaan kaikkien osapuolten osalta tiedonkäsittelijän sekä rekisterin pitäjän vastuita ja velvoitteita.

Markkinointirekisterin tarkoituksena on viestinnän, tiedottamisen ja tarvittaessa erilaisten suoramarkkinointitoimien toteuttaminen kuten sähköpostikirjeet, soitot tai muut rekisteröidyn toivomat yhteydenottotyypit.

5. Säännönmukaiset rekisterin tietolähteet

• StayActiven asiakasrekisteri
• Julkiset verkkosivut.
• Asiakaspalvelun tuottamat tiedot käytettyjen palvelujen osalta käsittäen myös mahdollisen ulkopuolisen järjestelmätoimittajan tuottamat tiedot
• Asiakkaiden tuottamat ja toimittamat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä myydä asiakassuhteen kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta ulkomaille, eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Palvelun laadun varmistamiseksi saatamme luovuttaa tietoja teknisille yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät tietoja ainoastaan palvelun toimittamisen edellyttämissä rajoissa. Yhteistyökumppanit eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä luovuta tai myy tietoja kolmansille osapuolille.

Palveluista kerättäviä tietoja tallennetaan ja luovutetaan tarvittaessa palvelun mahdollistaville järjestelmätoimittajille ja heidän määrittelemiinsä rekistereihin niiltä osin, kuin on välttämätöntä palvelun mahdollistamiseksi ja se on järjestelmätoimittajan tietosuojaselosteessa kuvattu.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan hyvän tiedonhallintatavan lisäksi tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta. Rekisteri on suojattu ulkopuolisten käytöltä ja se on teknisesti suojattuja niin rekisterinpitäjän kuin myös järjestelmätoimittajien osalta. Tiedonsiirrossa käytetään lakien ja asetuksien mukaisia tiedonsiirron suojauksia ja lakien ja asetusten mukaisia tapoja.

Rekisteriin ja henkilötietoihin pääsy on ainoastaan niillä StayActiven henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. StayActiven henkilöstöä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Tietojen käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta siirtämiseltä taikka muunlaiselta laittomalta käsittelyltä. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla suojatuissa tietokannoissa. Paperisena käsiteltävät tiedot säilytetään lukituissa tiloissa.

 8. Henkilötietojen säilytysaika ja -kriteerit

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista. Tietojen poistamisen ajankohdat ja poistamiskäytännöt määritellään ja vanhentuneet sekä tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Henkilötietojen säilyttämiseen voi kohdistua myös lainsäädännöllinen velvoite.

9. Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka ei vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.

Evästeiden käytön tarkoituksena on parantaa vierailijan käyttökokemusta kotisivuillamme sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Käytämme tilastojen kokoamiseen ja tietojen analysointiin Google Tag Manager ja Google Analytics -palveluita, jonka evästeiden käytöstä voi lukea enemmän Googlen omalla tietosuoja ja turvallisuus -sivullaan.

Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:

• vierailijan IP-osoite
• vierailun ajankohta
• selatut sivut ja sivujen katseluajat
• vierailijan selain

Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietolaki 26 §:n ja EU:n GDPR asetus (679/2016) antavat rekisteröidylle oikeuden tarkastaa, mitä tietoja hänestä on StayActiven toimesta kerätty.

Rekisteröity saa tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa lähettämällä tarkastuspyynnön kirjallisena rekisteröidystä vastaavalle henkilölle. Pyynnöstä on käytävä ilmi henkilötunnus ja allekirjoitus. Tarkastuspyynnön voi esittää rekisterinpitäjälle myös henkilökohtaisesti StayActiven toimipisteessä.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua, omien henkilötietojensa poistamista rekisteristä tai niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus ei kuitenkaan koske tietoja, joiden säilyttämiseen kohdistuu muu lainsäädännöllinen velvoite. Rekistereihin tallennettua historiatietoa palvelun käytöstä voidaan pyynnöstä luovuttaa palvelua käyttäneelle henkilölle siltä osin kuin se häntä koskee.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa peruuttaa antamansa suostumus.

Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus viedä henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.